”Sinulle on 12 459 lukematonta viestiä” – Näillä ohjeilla et tuskastu sähköpostiisi enää koskaan

Minulla on neljä sähköpostitiliä, joita käytän ja seuraan aktiivisesti eri tarkoituksissa. Tänä aamuna inbox-saldoni oli työmailissa 1 ja kolmessa muussa 0, 1 ja 3. Saan päivittäin 50-100 sähköpostia, ja vaikka sähköpostin määrä on viime vuosina onneksi ollut tasaisessa laskusuhdanteessa, virran hallinta ei ole ollut minulle mikään itsestäänselvyys. Muutama vuosi sitten oli ihan arkea, että inboxissani oli viisinumeroinen määrä viestejä.

Sähköposti tai yleisemmin mikä tahansa viestintäväline voi olla järjetön aikasyöppö, vaikka miten olisi välttämätön. Ratkaisu pulmaan ei silti useinkaan ole – tai voi olla – koko vehkeestä luopuminen tai eriasteiset laiminlyönnit, koska vähintään työelämässä ilman mailia ei töitä voi tehdä kunnolla. Tässä siis viiden kohdan toimintaohjeet sinulle, joka haluat elämäsi Outlookilta tai Gmaililta takaisin.

Project INBOX NOLLA

1. Tee sähköpostilaatikkoosi kansio ”Vanhat viestit”. Siirrä kaikki saapuneet-listan viestit sinne. TADAA! Inbox nolla! Vanhoihin viesteihin on lupa kajota, jos tulee kyselyitä tai reklamaatioita, mutta oikeasti kukaan ei ole niin tärkeä, ettei voisi kerran elämässä jättää muutamaa asiaa hoitamattakin.

Helpottava tipsi: Hoida siivous viikonlopun, loman tai muun hiljaisemman jakson jälkeen, silloin välitöntä vastausta odottavien viestien määrä on pienempi.

2. Oikeasti työ alkaa vasta tästä.

3. Mieti kuinka usein sähköposti pitää lukea (esim. 2x päivässä) ja kuinka kauan haluat käyttää siihen aikaa, sisältäen viesteihin vastaamisen (esim. 30 min). Vähennä määristä puolet ja merkitse tämä kiinteä sähköpostiaika kalenteriisi. Kyllä, joka päivälle.

4. Kalenteroituna aikana käsittele jokainen uusi sähköposti. Vaihtoehtoisia kohtaloita kullekin viestille on tasan 3

  • Roskat. Tähän luokkaan kuuluvat ainoastaan puhdas roskaposti ja mainokset. Deletoi heti.
  • Viestit, joihin ei tarvitse vastata välittömästi. Nämä viestit siirretään suoraan kansioon (viestit saa toki lukea ensin, mutta ei ole pakko :). Tee paljon kansioita eri aihepiirien mukaan, niistä rakentuu ajan myötä siisti arkisto itsellesi. Ja huom! Jos viestissä on yksikin järkevä lause, sen voi säästää – digitila ei lopu. Säästät tukuittain arvokasta aikaa, kun et pysähdy joka viestin kohdalla miettimään, voitko tarvita sisältöä vielä joskus. Jos viesti on muistutus tehtävästä työstä, kirjoita tehtävä erilliselle työlistallesi ja siirrä viesti sitten kansioon. Pois silmistä, pois häiritsemästä.
  • Viestit, joihin pitää vastata heti. Tulet yllättymään siitä, kuinka vähän näitä on. VASTAA NIIHIN HETI.

HUOM! Älä jätä saapuneisiin viestejä, jotka vaativat tekemistä JA vastaamista sen jälkeen. Kun olet hoitanut työlistaltasi ko. homman, löydät viestin kyllä kansiostaan vastaamista varten.

Protipsi: jos laatikossasi on maili, joka vaatii välitöntä reagointia, mutta aihe on laaja ja monimutkainen, vastaa näin: ”Tämä aihe on laaja ja monimutkainen, joten sitä ei kannata käydä läpi sähköpostissa. Ehdotan tapaamista (kaksi vaihtoehtoista ajankohtaa) / lähetän kalenterikutsun”.

Kalenterihetken lopussa inbox on taas nolla. (Entä jos aika loppuu kesken? Puolestani voit vaikka deletoida loput viestit. Rajansa kaikella!)

5. Lopuksi kaikkein vaikein: älä avaa sähköpostia lainkaan muuten kuin itsellesi sallimanasi ajankohtana. Poista kaikki sähköposti-ilmoitukset kännykästä ja tietokoneelta (ne pikkubannerit, jotka vilkuttavat tai jopa piipittävät uusista viesteistä). Vakavista oireista kärsivien voi olla aiheellista poistaa mailisovellukset kännykästä kokonaan. Viestintä tulee kyllä hoidettua, koska olet varannut sille aikaa. Kaikki muu mailiin käytetty aika on varastettu tärkeämmistä töistä ja fiksujen ajattelusta.  

Protipsi: Sama kohtelu kannattaa valuttaa kaikkiin muihinkin käytössäsi oleviin viestivälineisiin: Messenger, Teams, Skype, Whatsapp, Snapchat… Jos olet Tärkeä Henkilö, voit infota tiimillesi/lähipiirillesi, mikä näistä välineistä tavoittaa akuuteissa tilanteissa – kaiken muun voit sammuttaa 23,5h vuorokaudessa.

Miten niin?

Q: Jos vastaan kolmeen mailiin kolmessa eri hetkessä tai kolmeen mailiin yhdessä hetkessä, eikö tähän muka kulu yhtä paljon aikaa?

A: Ei, koska et koskaan toimi näin johdonmukaisesti. Oikeasti luet viestejä vessassa tai ruokapöydässä ja mieleesi jää pyörimään ”se joku viesti, johon piti reagoida, missä se olikaan” ja tämä katkoo ajatuksiasi paljon useammin kuin on järkevää.

Q: Miksi inboxin pitäisi olla tyhjä? Miten se muka eroaa siitä, että kaikki viestit hillotaan kansioissa?

A: Oletko koskaan laskenut, paljonko aikaa käytät inboxin viestimeren edestakaiseen selailuun? Otsikoiden silmäilykin on ajan haaskausta, eikä yhtään kannata väheksyä ”puhtaan pöydän” henkistä vaikutusta.

Q: Eikö pitäisi puuttua siihen, miksi sähköpostia tulee niin paljon? Lopettaa uutiskirjeitä, muuttaa toimintatapoja jne.?

A: Sopii yrittää. En lupaa tuloksia tunnissa tai kahdessakaan.

Q: Eikö homma kannattaisi aloittaa sillä, että siivoaa saapuneet kunnolla eikä vain dumppaamalla kaikkia kerralla johonkin kansioon?

A: Siitä vaan, mutta kummasta saat nopeammin hyvän fiiliksen? Aivan. Kuinka usein sähköposti noin yleensä aiheuttaa hyvää fiilistä? Sitä minäkin.

Q: Jos teen kaikista maileista tehtävän tehtävälistalleni, eikö sähköpostikaaos siirry sitten tehtävälistakaaokseksi?

A: Se on mahdollista, jos hoidat työlistaasi väärin. Saatanpa jakaa siitäkin pari killerivinkkiä…

Q: Ei minulla ole mitään ongelmia mailien kanssa. Miten maailmassa joku uusavuton ei ole saanut tätä asiaa hoidettua?

A: Ei siis ihme, että sinulla oli aikaa lukea tänne asti artikkelia, joka ei varsinaisesti sinua koske.

Inka Partanen