Tehdään tämä aluksi selväksi: vihaan puhetta leppoistamisesta (downshifting). Itse asiassa vihaan ajatustakin moisesta. Se johtuu ehkä eniten siitä, että olen itse melko kykenemätön minkäänlaiseen leppoisaan oleiluun, joka lienee jonkinlainen sisäänrakennettu välttämättömyys leppoistetussa elämässä. Silti ihan aidosti olen kyllä sitä mieltä, että muut voivat leppoistaa elämäänsä aivan vapaasti. Vihaan kuitenkin leppoistamiskeskustelua siksi, että se perustuu niin täydellisen väärinymmärretylle ajatukselle tämän päivän työelämästä.
Työelämässä puhutaan aivan liian usein tehokkuudesta ilman että oikeasti käydään läpi, mitä se oikeasti tarkoittaa. Niinpä tehokkuudesta on tullut pelote, uhkakuva, miltei kirosana, jonka vilauttaminen palaverissa saa päät kumaraan ja leukapielet kiristymään.
On aika luonnollista, että termi ymmärretään väärin, onhan ”tehojen nostaminen” vaikkapa tehdasympäristössä tarkoittanut ihan konkreettisesti kovemmalla höyryllä puuskuttavaa masiinaa ja tietysti myös kasvavaa polttoaineen tai raaka-aineen kulutusta. Sanaa on aivan varmasti myös käytetty tässä mielessä paljon – yt-neuvotteluissa, tuloksen sukeltaessa tai ihan vain ihmisten typeryyden vuoksi.
Me nyt kuitenkaan emme ole koneita, eikä useimpien työpaikka ole tehdas.
Tehokkuus työssä tarkoittaa oikeasti ja yksinkertaisesti ainoastaan
Oikeiden asioiden tekemistä
Oikealla hetkellä
Riittävän hyvin
Tehokkuuden lisääminen ei siis tarkoita sitä, että tekisimme jotain enemmän tai nopeammin tai, luoja paratkoon, paremmin kuin ennen. Se tarkoittaa ainoastaan viisaampia valintoja, toimintatapoja tai järjestystä. Joskus se tarkoittaa myös laadusta tinkimistä, mutta ei siksi, että pyrkisimme lisäämään samalla määrää vaan siksi, että usein on aivan turhaa tehdä 10+-suoritus, jos asiakas odottaa tai maksaa 8:n arvosta ja pakahtuu ilosta, kun toimitamme 9:n.
Tehokkuus onkin siis ennen kaikkea oveluutta – kirjaimellisesti sitä, miten viisas pääsee vähemmällä …lopputuloksista tinkimättä. Tätä voi soveltaa aivan yhtä lailla työhön kuin omaan arkeen.
Voi olla, että moni leppoistamisesta puhuvakin oikeasti on samoilla jäljillä, eikä kaikille vauhdin keventämisessä ole kyse siitä, että elämästä tiputetaan merkittäviä ja merkityksellisiä asioita, vaan tehdään tilaa niille tinkimällä siitä, mikä on vähemmän tärkeää. Sekin on täysin sallittua, että jollekin on tärkeää saada omaan arkeen enemmän tyhjiä hetkiä tai lokoisaa oleilua. Työelämään leppoistaminen ei kuitenkaan sellaisenaan istu vaan fiksumpaa olisi puhua juuri tehokkuudesta, ilman selittelyä tai puolustuspuheita.
Myyntitavoite, tulostavoite, juoksutavoite, arvosanatavoite. Budjetti, ennuste, kpi-mittari. Tavoitteellisuus on kestotrendi niin vapaa-ajalla kuin työelämässäkin. Yritysarjessa tavoitteiden piirtäminen ja onnistumisen peilaaminen niiden kautta on suorastaan mantra.
Olen itse lähipiirissäni taatusti tunnettu siitä, että olen hyvin tavoiteorientoitunut. Siksi voikin olla outoa, kun sanon, että tavoitteet ovat surkea keino kehittyä tai edistyä yhtään missään. Näin siis siitä huolimatta, että juhlin vähän väliä äänekkäästi erilaisia saavutettuja tavoitteitani. Näin siitäkin huolimatta, että aivan takuulla olen aloittanut vähintään puolet puheenvuoroista työelämässä puhumalla yhteisistä tavoitteista.
Tässä kaikessa itsenikin nostamassa tavoitekeskeisyydessä vähemmälle huomiolle jää aina se, että kaikki tavoitteet eivät toteudu, vaikka ne olisi miten huolellisesti määritelty ja niiden edistymistä seurattu.
Tästä onkin kyse. Tavoitteen asettaminen itsessään ei vie ketään metriäkään lähemmäs sen toteutumista. Häviäjillä ja voittajilla on ihan samat tavoitteet – päästä maaliin, voittaa mitali, ylittää ennuste. Jos pelkkä tavoite olisi tie onneen, pääsisimme kovin helpolla.
Väitän myös, että tavoitteiden miettimiseen käytetty aika on usein silkkaa ajanhukkaa, joka on pois siitä, mitä oikeasti pitäisi tehdä. Siispä työnnetään tavoitteet roskiin ja keskitytään menetelmiin ja toimintaan. Mitä asioita pitäisi muuttaa, että syntyisi edistymistä? Mitä pieniä askeleita pitäisi tänään ottaa ja miten, jotta tulos olisi huomenna vähän parempi kuin eilen?
Tätä ajatusmallia voi vallan hyvin verrata matkustamiseen. Emme pääse Pariisiin vain toteamalla, että tavoitteena on Pariisi. Kohteen määrittely ei itse asiassa ole vielä tehnyt yhtään mitään, vaikka olisimme palaveeranneet sen valinnasta miten pitkään ja huolellisesti. Varsinainen työ – se mihin pitäisi käyttää aikaa – on miettiä reittiä, kulkuvälineitä ja matkan eri vaiheita. Ja maaliin päästään vain lähtemällä liikkeelle. Pari askelta vikasuuntaankin on yleensä paljon lähempänä tavoitetta kuin pelkkä kohteesta haaveilu. Pariisi ei ole tavoite vaan matka.
Matkustusta lukuun ottamatta useimmiten voisi jättää jopa koko tavoitellun lopputuloksen kirjaamatta. Jos et tavoittele MM-kisatuloksen alittamista, miksi kohdistaa katse johonkin keinotekoisesti arvaamalla syntyvään myynti- tai numerotavoitteeseen? Lopullisella tavoitteella ei ole mitään väliä, jos fokus siirretään jatkuvaan kehittymiseen, siihen että olisimme joka päivä vähän parempia.
Tavoitteiden pohtimiseen ja asettamiseen käytetään erityisesti työpaikoilla usein jopa kohtuuttomasti aikaa. Samalla unohtuu, että tavoitteiden asettaminen ilman perinpohjaista menetelmäpohdintaa ja käytännön toimia voi olla paitsi turhaa, myös suorastaan haitallista.
Tavoite voi johtaa huonoihin työtapoihin. Esimerkiksi kova myyntitavoite voi kannustaa myyntipuheisiin tai sopimuksiin, jotka pitkällä tähtäimellä syövät liiketoimintaa. Tavoite voi johtaa myös suoranaiseen huijamiseen – tai vastaavasti toivottomuuteen, jos maali siintää liian kaukana.
Saavutettu tavoite voi suorastaan pysäyttää vauhdin. Jokainen lienee kokenut sen tunteen, kun tärkeä tentti on suoritettu – eipä tule mieleen hetkeen palata kirjojen pariin, koska viime hetkeen ajoitettu tavoitteen metsästys on syönyt energiat. Oppimisen kannalta tehokkainta olisi pitää yllä jatkuvan kipuamisen toimintamallia, eikä yrittää suorittaa pikapyrähdyksillä.
Tavoite voi myös olla aivan vääränlainen. Itselläni oli pitkään kilometreihin perustuvia juoksutavoitteita. Jatkuvan kehittymisen idealla tavoitteet kasvoivat juostessa. Vähän yksipuolisilla liikuntamieltymyksilläni päädyinkin sitten sitkeään urheiluvammojen kierteeseen. Lopulta tajusin – ja tässä meni monta vuotta – että en edes halua kehittyä ultrajuoksijaksi vaan haluan juoksemalla ylläpitää hyvää peruskuntoa. Vaihdoin juoksutavoitteen matkasta (montako kilometriä) lukumäärään (montako lenkkiä) ja pääsin aika nopeasti eroon rasitusvammakierteestä. Lopulta seurasi vielä todellinen yllätys: kun en enää yrittänyt puskea pitkiä lenkkejä vaan lisäsin niiden määrää, myös kilometrien kokonaismäärä alkoi taas nousta. Ilman vammoja! Olin tähdännyt vuosikaudet väärään maaliin ja vieläpä väärillä menetelmillä.
Itselläni on työn ja vapaa-ajan yhteenlaskien vähintään 30 erilaista tavoitetta loppuvuodelle. En aio näistä edelleenkään luopua, mutta aion kyllä kiinnittää entistä enemmän huomiota siihen, kuinka paljon käytän aikaa tavoitteen ja toimenpiteiden miettimiseen, itse tekemisestä puhumattakaan. Tavoitteen asettamisen pitäisi syntyä suunnilleen minuutissa, menetelmiin voisi käyttää paljon enemmän. Ja kumpikaan näistä ei ole vielä yhtään askelta eteenpäin – tulos syntyy vasta kun teen tänään jotain paremmin kuin eilen.
Minulla on neljä sähköpostitiliä, joita käytän ja seuraan aktiivisesti eri tarkoituksissa. Tänä aamuna inbox-saldoni oli työmailissa 1 ja kolmessa muussa 0, 1 ja 3. Saan päivittäin 50-100 sähköpostia, ja vaikka sähköpostin määrä on viime vuosina onneksi ollut tasaisessa laskusuhdanteessa, virran hallinta ei ole ollut minulle mikään itsestäänselvyys. Muutama vuosi sitten oli ihan arkea, että inboxissani oli viisinumeroinen määrä viestejä.
Sähköposti tai yleisemmin mikä tahansa viestintäväline voi olla järjetön aikasyöppö, vaikka miten olisi välttämätön. Ratkaisu pulmaan ei silti useinkaan ole – tai voi olla – koko vehkeestä luopuminen tai eriasteiset laiminlyönnit, koska vähintään työelämässä ilman mailia ei töitä voi tehdä kunnolla. Tässä siis viiden kohdan toimintaohjeet sinulle, joka haluat elämäsi Outlookilta tai Gmaililta takaisin.
Project INBOX NOLLA
1. Tee sähköpostilaatikkoosi kansio ”Vanhat viestit”. Siirrä kaikki saapuneet-listan viestit sinne. TADAA! Inbox nolla! Vanhoihin viesteihin on lupa kajota, jos tulee kyselyitä tai reklamaatioita, mutta oikeasti kukaan ei ole niin tärkeä, ettei voisi kerran elämässä jättää muutamaa asiaa hoitamattakin.
Helpottava tipsi: Hoida siivous viikonlopun, loman tai muun hiljaisemman jakson jälkeen, silloin välitöntä vastausta odottavien viestien määrä on pienempi.
2. Oikeasti työ alkaa vasta tästä.
3. Mieti kuinka usein sähköposti pitää lukea (esim. 2x päivässä) ja kuinka kauan haluat käyttää siihen aikaa, sisältäen viesteihin vastaamisen (esim. 30 min). Vähennä määristä puolet ja merkitse tämä kiinteä sähköpostiaika kalenteriisi. Kyllä, joka päivälle.
4. Kalenteroituna aikana käsittele jokainen uusi sähköposti. Vaihtoehtoisia kohtaloita kullekin viestille on tasan 3
Roskat. Tähän luokkaan kuuluvat ainoastaan puhdas roskaposti ja mainokset. Deletoi heti.
Viestit, joihin ei tarvitse vastata välittömästi. Nämä viestit siirretään suoraan kansioon (viestit saa toki lukea ensin, mutta ei ole pakko :). Tee paljon kansioita eri aihepiirien mukaan, niistä rakentuu ajan myötä siisti arkisto itsellesi. Ja huom! Jos viestissä on yksikin järkevä lause, sen voi säästää – digitila ei lopu. Säästät tukuittain arvokasta aikaa, kun et pysähdy joka viestin kohdalla miettimään, voitko tarvita sisältöä vielä joskus. Jos viesti on muistutus tehtävästä työstä, kirjoita tehtävä erilliselle työlistallesi ja siirrä viesti sitten kansioon. Pois silmistä, pois häiritsemästä.
Viestit, joihin pitää vastata heti. Tulet yllättymään siitä, kuinka vähän näitä on. VASTAA NIIHIN HETI.
HUOM! Älä jätä saapuneisiin viestejä, jotka vaativat tekemistä JA vastaamista sen jälkeen. Kun olet hoitanut työlistaltasi ko. homman, löydät viestin kylläkansiostaan vastaamista varten.
Protipsi: jos laatikossasi on maili, joka vaatii välitöntä reagointia, mutta aihe on laaja ja monimutkainen, vastaa näin: ”Tämä aihe on laaja ja monimutkainen, joten sitä ei kannata käydä läpi sähköpostissa. Ehdotan tapaamista (kaksi vaihtoehtoista ajankohtaa) / lähetän kalenterikutsun”.
Kalenterihetken lopussa inbox on taas nolla. (Entä jos aika loppuu kesken? Puolestani voit vaikka deletoida loput viestit. Rajansa kaikella!)
5. Lopuksi kaikkein vaikein: älä avaa sähköpostia lainkaan muuten kuin itsellesi sallimanasi ajankohtana. Poista kaikki sähköposti-ilmoitukset kännykästä ja tietokoneelta (ne pikkubannerit, jotka vilkuttavat tai jopa piipittävät uusista viesteistä). Vakavista oireista kärsivien voi olla aiheellista poistaa mailisovellukset kännykästä kokonaan. Viestintä tulee kyllä hoidettua, koska olet varannut sille aikaa. Kaikki muu mailiin käytetty aika on varastettu tärkeämmistä töistä ja fiksujen ajattelusta.
Protipsi: Sama kohtelu kannattaa valuttaa kaikkiin muihinkin käytössäsi oleviin viestivälineisiin: Messenger, Teams, Skype, Whatsapp, Snapchat… Jos olet Tärkeä Henkilö, voit infota tiimillesi/lähipiirillesi, mikä näistä välineistä tavoittaa akuuteissa tilanteissa – kaiken muun voit sammuttaa 23,5h vuorokaudessa.
Miten niin?
Q: Jos vastaan kolmeen mailiin kolmessa eri hetkessä tai kolmeen mailiin yhdessä hetkessä, eikö tähän muka kulu yhtä paljon aikaa?
A: Ei, koska et koskaan toimi näin johdonmukaisesti. Oikeasti luet viestejä vessassa tai ruokapöydässä ja mieleesijää pyörimään ”se joku viesti, johon piti reagoida, missä se olikaan” ja tämäkatkoo ajatuksiasi paljon useammin kuin on järkevää.
Q: Miksi inboxin pitäisi olla tyhjä? Miten se muka eroaa siitä, että kaikki viestit hillotaan kansioissa?
A: Oletko koskaan laskenut, paljonko aikaa käytät inboxin viestimeren edestakaiseen selailuun? Otsikoiden silmäilykin onajan haaskausta, eikä yhtään kannata väheksyä ”puhtaan pöydän” henkistävaikutusta.
Q: Eikö pitäisi puuttua siihen, miksi sähköpostia tulee niin paljon? Lopettaa uutiskirjeitä, muuttaa toimintatapoja jne.?
A: Sopii yrittää. En lupaa tuloksia tunnissatai kahdessakaan.
Q: Eikö homma kannattaisi aloittaa sillä, että siivoaa saapuneet kunnolla eikä vain dumppaamalla kaikkia kerralla johonkin kansioon?
A: Siitä vaan, mutta kummasta saat nopeammin hyvänfiiliksen? Aivan. Kuinka usein sähköposti noin yleensä aiheuttaa hyvääfiilistä? Sitä minäkin.
Q: Jos teen kaikista maileista tehtävän tehtävälistalleni, eikö sähköpostikaaos siirry sitten tehtävälistakaaokseksi?
A: Se on mahdollista, jos hoidat työlistaasi väärin. Saatanpa jakaa siitäkin pari killerivinkkiä…
Q: Ei minulla ole mitään ongelmia mailien kanssa. Miten maailmassa joku uusavuton ei ole saanut tätä asiaa hoidettua?
A: Ei siis ihme, että sinulla oli aikaa lukea tänne asti artikkelia, joka ei varsinaisesti sinua koske.
Inka Partanen
Journalisti, sisällöntuottaja, digitaalisen liiketoiminnan asiantuntija, tiimien ja toimintatapojen kehittäjä. Tekijä, puhuja, kouluttaja, sparraaja. Kolmen pojan äiti, fanaattinen lukija, päättymättömän mökkiremontin tekijä. Duracell-tason tehopakkaus.
Käytän evästeitä vain hyviin tarkoituksiin. Niiden avulla seuraan, mikä sinua täällä kiinnostaa ja voin kohdentaa markkinointia esimerkiksi sosiaalisessa mediassa.
Hyväksymällä evästeet varmistat siis, että voin palvella sinua paremmin ja että kuulet meistä uudestaan. Asetuksista voit valita, mitkä evästeet ovat sinulle ok.
Tämä sivusto käyttää evästeitä, jotta voisin kehittää sisältöä ja tarjota paremman käyttökokemuksen. Välttämättömiksi luokitellut evästeet tallennetaan selaimeesi, koska ilman niitä sivuston perustoiminnot eivät toimi kuten pitäisi. Tämän lisäksi käytämme kolmannen osapuolen evästeitä, joiden käytön voit kieltää tällä sivulla. Joidenkin evästeiden kieltäminen voi vaikuttaa sivuston toimintaan.
Toiminnalliset evästeet ovat välttämättömiä tietyissä sivuston toiminnoissa. Ne mahdollistavat esimerkiksi sisällön jakamista sosiaalisen median alustoille, palautteen keräämisen ja muita kolmannen osapuolen tarjoamia toiminnallisuuksia.
Analytiikan käyttämät evästeet auttavat seuraamaan, miten kävijät toimivat sivustolla. Nämä evästeet keräävät tietoa esimerkiksi kävijämäärästä, liikenteen lähteistä ja poistumissivuista.
Mainontaan liittyviä evästeitä käytetään mainonnan ja markkinoinnin kohdentamiseen. Nämä evästeet seuraavat käyttäjien liikkeitä sivustolta toiselle ja keräävät tietoa personoitua mainontaa varten.
Välttämättömät evästeet ovat pakollisia, jotta sivusto toimii, kuten sen pitäisi. Nämä evästeet varmistavat perustoiminnot sekä sivuston turvallisuusominaisuudet, anonyymisti.
