Yhtiö, jossa olen töissä, siirtyy osakekaupan myötä konsernista toiseen. En edes osaa laskea, monesko iso mullistus tämä on työurallani – takana on ainakin toistakymmentä fuusiota/carve-outia, uudelleenorganisoinia ja erilaisiin lopputulemiin päätyneitä yt-kierrosta.
Isot muutokset ovat aina valtava viestinnällinen haaste, eikä todellakaan vain viestinnälle tai hooärrälle, vaan aivan jokaiselle, paitsi jos joku väittää olevansa pelkkä rivityöntekijä ilman tiimiä, esimiehiä tai ulkoisia kumppaneita.
Eri ihmisten reaktiot muutoksiin voi helposti vetäistä nelikenttään, jossa sekä ammatilliset että henkilökohtaiset fiilikset vaihtelevat pakkaselta hellelukemiin. Tämä vaikuttaa muutoshetkellä monen toimintakykyyn, mutta myös tiimien vuorovaikutukseen ja kyvykkyyksiin ja tietysti koko firman elinvoimaan. ”Pelkillä” fiiliksilläkin on iso merkitys.
Muutosajan keskimääräisen ilmapuntarilukeman määrittelee omien kokemusteni mukaan
Kolme tärkeää Teetä
Tyyppi. Sen tyypin ulosanti ja karisma, joka antaa painavimman puheenvuoron ihan ekoilla hetkillä, kun muutoksesta kerrotaan. (Ei ole aina ns. iso pomo, vaan joskus vaikkapa tiiminvetäjä ottaa tämän roolin, hyvässä tai pahassa) Jos ei ole johtajaa tai johtaja on pihalla, miehistö alkaa liikehtiä. Eikä tässä todella tarvita mitään vanhanajan patruunaa – karismaattinen johtohahmo voi aivan hyvin sanoa, että ”en vielä tiedä miten tästä selvitään”, kunhan tekee sen selkä suorana.
Tarina. Perustelu muutokselle: miksi tämä homma tehdään, miten se hyödyttää minua ja meitä. Tarina pitää purskauttaa ilmoille ensimmäisten tuntien aikana ja toistaa neljäsataa kertaa seuraavan puolen vuoden ajan. Ja hei, euroista pitää puhua suoraan.
Teot. Ehkä selviö, mutta esimerkiksi yt-kierroksia käydään välillä myös sillä tyylillä, että julistetaan säästöt ja irtisanotut ja sen jälkeen jätetään jengi etsimään arjen uoma omin päin. Sanomatta selvää, että aika helposti jokaisella on pian oma uomansa eli oma toimenpidesuunnitelmansa. Pläni pitää siis olla, vaikka olis huonokin, eikä se saa jäädä ppt-asteelle.
Ja sitten pitäisi vielä aktiivisesti ja pitkään viestiä muutoksista jengille, joka sirottautuu nelikentälle kuin mustikat laihialaisessa piirakassa, mahdollisimman kauas toisistaan, ja saada heidät vielä innostumaan & marssimaan yhteisrintamana samaan suuntaan (eikä mielellään ulos ovesta).
Virallisen viestinnän, esimiesten ja ihan kollegojen pitäisi kyetä puhuttelemaan tunnereaktioita, joihin lukeutuu esimerkiksi seuraavia:
1. Käytännönläheinen
Sanoo: ”Mitä tapahtuu lounasseteleille? Venyykö tilaamani työpuhelimen toimitus?”
Tekee: Lukee ohjeet. Näkee vaivaa, mutta on myös vaivaksi, koska haluaa vastauksia. On yleensä kiinnostunut enemmän työntekijän kuin yrityksen asioista.
2. Pidäkkeetön
Sanoo: ”Lähetin jo sähköpostia uuden firman xx-vastaavalle ja ehdotin…”
Tekee: Innostuu. Ideoi. Saattaa olla kärsimätön ja sotkea asiat.
3. Vastuunkantaja
Sanoo: ”Pitää varmistaa, että data x palvelussa on saatavilla. Entä onko yhteistyökumppani y informoitu?”
Tekee: On välttämätön työmyyrä uuden rakentamisessa, todellinen yhtiön mies tai nainen. Saattaa kuitenkin varmistella uupumiseen asti.
4. Tuumailija
Sanoo: ”Kattellaan, mitä tästä seuraa. Voitko vielä kerrata mitä viime kuun infossa sanottiin?”
Tekee: Odottelee, on kärsivällinen. Saattaa odottaa, että joku muu hoitaa asiat.
5. Huolestunut
Ei sano yleensä juuri mitään, mutta ajattelee: ”Koska irtisanomiset alkavat? Nyt kai menetän keräämäni ylityövapaat?”
Tekee: Stressaantuu. Saattaa osata tulkita organisaation vaikeitakin tunnetiloja ja tarjota niihin ratkaisuja.
6. Kuopankaivaja
Sanoo: ”Vaikka kukaan ei sitä myönnäkään, oikeasti tässä on takana se, että…”
Tekee: Kampittaa ja kylvää epäluottamusta. Toisaalta osaa löytää kaikkein yllättävimmät näkökulmat, joita muutoksessa pitäisi huomioida.
Oma kokemus tai jonkun blogi voi vahingossa auttaa muutostyössä, mutta pyörä on silti keksimisen sijaan helpompi hakea (kirja)kaupasta. Lue siis esimerkiksi nämä:
Paul Gibbons: The Science of Successful Organizational Change
Jennifer Ernery: Leading for Organizational Change
Myyntitavoite, tulostavoite, juoksutavoite, arvosanatavoite. Budjetti, ennuste, kpi-mittari. Tavoitteellisuus on kestotrendi niin vapaa-ajalla kuin työelämässäkin. Yritysarjessa tavoitteiden piirtäminen ja onnistumisen peilaaminen niiden kautta on suorastaan mantra.
Olen itse lähipiirissäni taatusti tunnettu siitä, että olen hyvin tavoiteorientoitunut. Siksi voikin olla outoa, kun sanon, että tavoitteet ovat surkea keino kehittyä tai edistyä yhtään missään. Näin siis siitä huolimatta, että juhlin vähän väliä äänekkäästi erilaisia saavutettuja tavoitteitani. Näin siitäkin huolimatta, että aivan takuulla olen aloittanut vähintään puolet puheenvuoroista työelämässä puhumalla yhteisistä tavoitteista.
Tässä kaikessa itsenikin nostamassa tavoitekeskeisyydessä vähemmälle huomiolle jää aina se, että kaikki tavoitteet eivät toteudu, vaikka ne olisi miten huolellisesti määritelty ja niiden edistymistä seurattu.
Tästä onkin kyse. Tavoitteen asettaminen itsessään ei vie ketään metriäkään lähemmäs sen toteutumista. Häviäjillä ja voittajilla on ihan samat tavoitteet – päästä maaliin, voittaa mitali, ylittää ennuste. Jos pelkkä tavoite olisi tie onneen, pääsisimme kovin helpolla.
Väitän myös, että tavoitteiden miettimiseen käytetty aika on usein silkkaa ajanhukkaa, joka on pois siitä, mitä oikeasti pitäisi tehdä. Siispä työnnetään tavoitteet roskiin ja keskitytään menetelmiin ja toimintaan. Mitä asioita pitäisi muuttaa, että syntyisi edistymistä? Mitä pieniä askeleita pitäisi tänään ottaa ja miten, jotta tulos olisi huomenna vähän parempi kuin eilen?
Tätä ajatusmallia voi vallan hyvin verrata matkustamiseen. Emme pääse Pariisiin vain toteamalla, että tavoitteena on Pariisi. Kohteen määrittely ei itse asiassa ole vielä tehnyt yhtään mitään, vaikka olisimme palaveeranneet sen valinnasta miten pitkään ja huolellisesti. Varsinainen työ – se mihin pitäisi käyttää aikaa – on miettiä reittiä, kulkuvälineitä ja matkan eri vaiheita. Ja maaliin päästään vain lähtemällä liikkeelle. Pari askelta vikasuuntaankin on yleensä paljon lähempänä tavoitetta kuin pelkkä kohteesta haaveilu. Pariisi ei ole tavoite vaan matka.
Matkustusta lukuun ottamatta useimmiten voisi jättää jopa koko tavoitellun lopputuloksen kirjaamatta. Jos et tavoittele MM-kisatuloksen alittamista, miksi kohdistaa katse johonkin keinotekoisesti arvaamalla syntyvään myynti- tai numerotavoitteeseen? Lopullisella tavoitteella ei ole mitään väliä, jos fokus siirretään jatkuvaan kehittymiseen, siihen että olisimme joka päivä vähän parempia.
Tavoitteiden pohtimiseen ja asettamiseen käytetään erityisesti työpaikoilla usein jopa kohtuuttomasti aikaa. Samalla unohtuu, että tavoitteiden asettaminen ilman perinpohjaista menetelmäpohdintaa ja käytännön toimia voi olla paitsi turhaa, myös suorastaan haitallista.
Tavoite voi johtaa huonoihin työtapoihin. Esimerkiksi kova myyntitavoite voi kannustaa myyntipuheisiin tai sopimuksiin, jotka pitkällä tähtäimellä syövät liiketoimintaa. Tavoite voi johtaa myös suoranaiseen huijamiseen – tai vastaavasti toivottomuuteen, jos maali siintää liian kaukana.
Saavutettu tavoite voi suorastaan pysäyttää vauhdin. Jokainen lienee kokenut sen tunteen, kun tärkeä tentti on suoritettu – eipä tule mieleen hetkeen palata kirjojen pariin, koska viime hetkeen ajoitettu tavoitteen metsästys on syönyt energiat. Oppimisen kannalta tehokkainta olisi pitää yllä jatkuvan kipuamisen toimintamallia, eikä yrittää suorittaa pikapyrähdyksillä.
Tavoite voi myös olla aivan vääränlainen. Itselläni oli pitkään kilometreihin perustuvia juoksutavoitteita. Jatkuvan kehittymisen idealla tavoitteet kasvoivat juostessa. Vähän yksipuolisilla liikuntamieltymyksilläni päädyinkin sitten sitkeään urheiluvammojen kierteeseen. Lopulta tajusin – ja tässä meni monta vuotta – että en edes halua kehittyä ultrajuoksijaksi vaan haluan juoksemalla ylläpitää hyvää peruskuntoa. Vaihdoin juoksutavoitteen matkasta (montako kilometriä) lukumäärään (montako lenkkiä) ja pääsin aika nopeasti eroon rasitusvammakierteestä. Lopulta seurasi vielä todellinen yllätys: kun en enää yrittänyt puskea pitkiä lenkkejä vaan lisäsin niiden määrää, myös kilometrien kokonaismäärä alkoi taas nousta. Ilman vammoja! Olin tähdännyt vuosikaudet väärään maaliin ja vieläpä väärillä menetelmillä.
Itselläni on työn ja vapaa-ajan yhteenlaskien vähintään 30 erilaista tavoitetta loppuvuodelle. En aio näistä edelleenkään luopua, mutta aion kyllä kiinnittää entistä enemmän huomiota siihen, kuinka paljon käytän aikaa tavoitteen ja toimenpiteiden miettimiseen, itse tekemisestä puhumattakaan. Tavoitteen asettamisen pitäisi syntyä suunnilleen minuutissa, menetelmiin voisi käyttää paljon enemmän. Ja kumpikaan näistä ei ole vielä yhtään askelta eteenpäin – tulos syntyy vasta kun teen tänään jotain paremmin kuin eilen.
Luen enimmäkseen kaunokirjallisuutta, mutta nyt olen puskenut menemään liudan työelämäkirjoja. Tässä tiiviit opit napattavaksi, onhan tehokkuus päivän sana.
1. Daniel H. Pink: Drive: the Surprising Truth About What Motivates Us
2. Alf Rehn: Johtajuuden ristiriidat: Miksi johtaja aina epäonnistuu ja miksei se ole ongelma
3. Matti Alahuhta: Johtajuus. kirkas suunta ja ihmisten voima
4. Sari Torkkola: Lean asiantuntijatyön johtamisessa
5. Sampo Sammalisto: Viisas pääsee vähemmällä – 52 niksiä onnellisempaan ja tehokkaampaan elämään
6. Timothy Ferriss: 4 tunnin työviikko
7. Shawn Achor: The Happinessa Advantage: The Seven Principles of Positive Psychology That Fuel Success and Performance at Work.
Nelipäiväinen työviikko nousi jälleen kerran vahvasti uutisagendalle. Kiistely lyhyemmän työajan järkevyydestä ei vain valitettavasti ole edennyt mihinkään järkevään suuntaan edeltävien kymmenen vuoden (vai 50 vuoden?) aikana, samat väsyneet argumentit toistuvat puolin ja toisin.
Jotta saisimme tulosta aikaan, ehdotan erityisesti erilaista asiantuntijatyötä teettäville työnantajille haastekampanjaa, jossa kuuden tunnin työviikkoa testataan käytännössä. Osa työntekijöistä velvoitetaan (tai luvitetaan) määräajaksi tekemään kuusituntista työpäivää tai nelipäiväistä työviikkoa. Työtehtävät ja tavoitteet eivät muutu. Pomot / johto eivät saa tietää, ketkä ovat kokeilussa mukana, ketkä normaalityöajalla, eivätkä tietysti voi kytätä kenenkään työaikaa. Kokeilun lopussa johto yrittää työn tulosten perusteella erottaa kokeilijat verrokeistaan.
Väitän, että erottaminen on mahdotonta.
Ydinkysymys kuuluu, voiko samat työtehtävät tehdä lyhyemmässä työajassa? Luultavasti ei voi, mutta samat työtehtävät voi monessa – jopa useimmissa? – tapauksessa tehdä järkevämmin lyhyemmässä ajassa. Ei huonommin, ei hikisemmin, vaan ehdottomasti järkevämmin. Todennäköisesti järkevämpi tarkoittaa monesti sitäkin, että osa tehtävistä jätetään kokonaan tekemättä – ja vielä niin, että tulokset eivät muutu mihinkään ja työntekijä on tasan yhtä kuormitettu tai kuormittamaton kuin ennenkin.
Eikö muka pidä paikkansa? Aivan varmasti pitää ja sen
todistamiseen löytyy luultavasti jokaisen elämästä omakohtaisia kokemuksia, jos
vain viitsii etsiä. Kerron pari omistani:
Kun saimme yhden lapsen, olin aivan ylikuormitettu. Miten ikinä pystyisin huolehtimaan useammasta? Nyt lapsia on kolme. Ihan hyvävointisia ovat, ja minäkin. Olen kuullut kerrottavan, että maailmassa on mielenterveydeltään vakaita perheitä, joissa on vielä tätäkin enemmän jälkikasvua. Jostain se aika lapsista huolehtimiseen tuntuu löytyvän.
Jokaisella kesä-, vanhempain- ja opintovapaallani muistan ihmetelleeni, miten ihmeessä ehdin koskaan käydä töissä, kun päivät täyttyivät ääriään myöten erilaisista välttämättömistä kodin-, perheen- ja itsehoidollisista toimenpiteistä (tai jopa opiskelusta). Nyt olen kolmen lapsen äiti, teen usein 50 tuntista työviikkoa, liikun aktiivisesti ja joskus onnistun tapaamaan myös ystäviä. Lapsetkin ovat, noh, edelleen hyvävointisia. Ja minäkin olen. Ihme on tapahtunut!
Kun opiskelin ja kävin töissä, gradun
tekeminen ei tuntunut mahdolliselta. En vain kyennyt venyttämään päiviini
ajattelemiseen ja lukemiseen tarvittavia tunteja. Vuosia myöhemmin tein gradun
kolmen lapsen työssäkäyvänä äitinä ja pistin ohessa vielä pystyyn
pienimuotoista sivuyritystä. Graduseminaaritkin kävin toisella paikkakunnalla,
kuin ohimennen.
Ja vielä: muutamia vuosia sitten surin
kovasti, kun en enää ehtinyt lukea kirjoja. Päätin muuttaa asian ja nyt luen kaunokirjallisuutta
150 kirjan vuositahdilla. Mistä aika tähän tuli? En todella tiedä. Jotenkin
oli sittenkin mahdollista tehdä samassa ajassa enemmän. Vuorokausi kun
käsittääkseni edelleen on 24-tuntinen.
Jos tuo kaikki edellä kerrottu ajan venyminen on mahdollista vapaa-ajalla, miten ihmeessä se ei pätisi työelämään? Ainakaan ei kannata kokeilematta tuomita.
Olen vajaan vuoden elänyt arkea, jossa on mukana kaksi aikuista ja kolme liikkuvaa työtä sekä kolme lasta. Lapsista kaksi on alle kouluikäistä kotona hoidettavaa, ja lapsilla on harrastuskertoja viikoittain vähintään kymmenen. Puhe ruuhkavuosista on saanut ihan uuden merkityksen, kun aikuiset vaihtavat eteisessä vetovuoroja, autonavaimia ja lapsia joskus viisikin kertaa päivän aikana.
”Hoitovapaan” ja osa-aikatyön yhdistäminen on silti ollut paras päätös koskaan. Uskon, että erilaiset joustavat työsuhteet voisivat onnistua lukuisilla työpaikoilla, jos niitä vain uskaltaa ehdottaa. Ennakkoluuloja on paitsi työnantajalla, usein myös tekijöillä itsellään. Tässä omat selviytymisvinkkini.
Anna tilanteen elää. Sovi työajan lyhentämisestä tai muista työnkuvamuutoksista määräajaksi, koska omaa ja perheen jaksamista on vaikea ennustaa.
Pidä kirjaa työajastasi, koska tuntilaskuri antaa välittömän varoituksen, jos kuvio on riistäytymässä käsistä. Työajan kirjaamisella on myös yllättävän iso henkinen vaikutus: kun tuntimäärä ylittyy, se antaa joskus myös perfektionistille luvan ottaa rennosti, vaikka kaikki työt eivät olisikaan valmiiden kasassa (etenkään kun ne eivät koskaan ole). Kirjaa myös työsi tulokset. Vaikka pomo ei niistä vaatisi dokumentteja, lista suorituksista on hyvä selkänoja – esimerkiksi silloin kun sovitut osa-aikaisuuden kriteerit eivät enää riitäkään.
Raha. Muista, että pienempiä tuloja verotetaan vähemmän. Selvitä tarkkaan tukimahdollisuudet. Me esimerkiksi saamme sekä kotihoidontukea että joustavaa hoitorahaa, vaikka molemmat aikuiset ovat töissä (osa-aikaisesti).
Tukiverkostot. Kukaan ei selviä ilman apua. Ota vastaan kaikki tarjolla oleva tuki sukulaisilta, naapureilta, kavereilta ja lasten kavereiden perheiltä. Kaikilla on mahdollisuus virittää jonkinlainen verkosto, sillä apu ei tarkoita vain lastenhoitoa – muista myös kimppakyydit, leikkitreffit ja kauppa-apu. Tarjoa itse apua aina kun voit, koska sitä kuitenkin olet kohta itse pyytämässä.
Tekniikka. Perheen arkea helpottavia välineitä on vaikka kuinka paljon, opettele käyttämään niitä. Meillä toimivat ainakin nämä:
Skype, Whatsapp: Perheen sisäinen viestintä ja kimppakyytipostit.
Wunderlist: Todo-listat, myös jaettuna. Jaettuihin listoihin kirjataan kaikki puuttuvista kurahousuista auton huoltoon – se kirjaa, joka muistaa; se tekee, joka ehtii.
Kalenterit: Meillä aikuisten kalenterit on jaettu ristiin, molemmat näkevät toistensa menot, yhteisille on omat tunnusvärinsä ja harrastukset ajetaan kalenteriin suoraan Nimenhuudosta. Harrastusliikenne ja lasten muut menot kirjataan viikoksi kerrallaan tussitauluun seinällä – osin kuvasymboleilla, että lukutaidottomatkin perheenjäsenet pysyvät kärryillä. Väitän, että myös lapset tarvitsevat ikätasoistaan kalenteria, ettei arki vaikuta liian kaoottiselta.
Puhelin- ja videoneuvottelut: Jos voit, käytä kaikessa mihin kehtaat. Matkustamiseen käytetty aika on enimmäkseen hukattua.
Suunnittele. Varaa kalenterista aikaa työmenojen lisäksi myös vapaa-ajalle, sekä perheen että henkilökohtaiselle. Kokemukseen nojaten väitän, että myös nukkumiselle kannattaa ajoittain kalenteroida aikaa.
Unohda virka-aika. Töiden kantaminen kotiin on nykyaikaa. On täysin typerää istua toimistolla tiettynä aikana, jos jotkut tehtävistä tekee tehokkaammin kotona illalla kun lapset ovat nukahtaneet. Seuraa ajankäyttöäsi (vrt. tuntien kirjaaminen edellä) ja etsi tehokkaimmat paikat ja ajat työnteolle. Älä silti eristäydy. Varaa tarpeeksi aikaa esimerkiksi kasvokkaisille työpalavereille, niissä kun tärkein osuus on usein vapaamuotoinen rupattelu ennen ja jälkeen.
Nauti. Kun istut lapsen kanssa hiekkalaatikolla keskellä arkipäivää, vailla murhetta hukatuista uramahdollisuuksista tai henkilökohtaisesta konkurssista, pieni kaaos arjessa alkaa tuntua vaivan arvoiselta.
Huolellisesti määritelty projekti on kankea ja vanhanaikainen. Ketterästi etenevä projekti on amatöörimäistä sähläystä.
Projektiryhmän jäsenen unohtaminen kokouskutsusta on henkilökohtainen loukkaus. Kokoukseen kutsuminen hankaloittaa ikävästi oikean työn tekemistä.
Projektimateriaalin lähettäminen sähköisesti tukkii sähköpostin tarpeettomasti. Materiaalin säilöminen intraan tarkoittaa, ettei se löydy enää koskaan.
Sähköpostin lukeminen kokouksen aikana on epäkohteliasta, paitsi jos minä luen ja ihan vähän vain. Sähköpostia voi kirjoittaa, jos ei naputtele kovaäänisesti.
Video- ja puhelinneuvottelun tärkein osuus alkaa sitten, kun yhteys on neuvottelun jälkeen katkaistu.
Kokousmuistion kirjoittaja tekee todelliset päätökset. Sillä ei ole kuitenkaan merkitystä, koska muistio on säilötty intraan.
Projektista tiedottaessa pitää muistaa, että tärkeintä on se, että tieto saavuttaa kaikki oikeat henkilöt. Tiedon lasketaan saavuttaneen oikeat henkilöt vain, jos henkilöt saavat tiedon toivomallaan hetkellä, haluamaltaan taholta, siinä muodossa kuin ovat tottuneet.
Projekti on onnistunut, jos kukaan ei ole sitä mieltä, että projekti on epäonnistunut. Epäonnistuneista projekteista opitaan se, että epäonnistuneista projekteista ei koskaan opita mitään.
Käytän evästeitä vain hyviin tarkoituksiin. Niiden avulla seuraan, mikä sinua täällä kiinnostaa ja voin kohdentaa markkinointia esimerkiksi sosiaalisessa mediassa.
Hyväksymällä evästeet varmistat siis, että voin palvella sinua paremmin ja että kuulet meistä uudestaan. Asetuksista voit valita, mitkä evästeet ovat sinulle ok.
Tämä sivusto käyttää evästeitä, jotta voisin kehittää sisältöä ja tarjota paremman käyttökokemuksen. Välttämättömiksi luokitellut evästeet tallennetaan selaimeesi, koska ilman niitä sivuston perustoiminnot eivät toimi kuten pitäisi. Tämän lisäksi käytämme kolmannen osapuolen evästeitä, joiden käytön voit kieltää tällä sivulla. Joidenkin evästeiden kieltäminen voi vaikuttaa sivuston toimintaan.
Toiminnalliset evästeet ovat välttämättömiä tietyissä sivuston toiminnoissa. Ne mahdollistavat esimerkiksi sisällön jakamista sosiaalisen median alustoille, palautteen keräämisen ja muita kolmannen osapuolen tarjoamia toiminnallisuuksia.
Analytiikan käyttämät evästeet auttavat seuraamaan, miten kävijät toimivat sivustolla. Nämä evästeet keräävät tietoa esimerkiksi kävijämäärästä, liikenteen lähteistä ja poistumissivuista.
Mainontaan liittyviä evästeitä käytetään mainonnan ja markkinoinnin kohdentamiseen. Nämä evästeet seuraavat käyttäjien liikkeitä sivustolta toiselle ja keräävät tietoa personoitua mainontaa varten.
Välttämättömät evästeet ovat pakollisia, jotta sivusto toimii, kuten sen pitäisi. Nämä evästeet varmistavat perustoiminnot sekä sivuston turvallisuusominaisuudet, anonyymisti.