Näin palaan lomalta niin, etten ole viikossa taas loman tarpeessa (+ todellisuus)

27.7.2022 | Työelämä

Juteltiin työkavereiden kanssa tänään siitä, miten lomalta palaaminen tavallisesti sujuu – tai miltä se ainakin tuntuu. Klassinen kaava on todistajanlausuntojen mukaan kolmiportainen:

1. Epäusko. Ihanko todella olen tässä taas? Mitä pitikään tehdä? Miksi en saa mitään aikaiseksi. Vaiheen kesto tyypillisesti 1-2 päivää.

2. Kiihdytys. Hyvänen aika, tätä olikin työelämä! Nyt kaasu pohjaan! Mitä kaikkea uutta kivaa tässä vielä keksitäänkin! Vaiheen kesto 1-2 viikkoa.

3. Uppoaminen. Kalenteri tukossa. Sähköposti tukossa. Slack/Teams/jokumuu vilkkuu tauotta. Olinko joskus lomalla? En muista.

Jos olet niin onnekas, että et ole vielä edennyt vaiheeseen kolme, tässä kolmen kohdan ohjelmani, jolla itse yritän välttää päätymästä umpikujaan.

Näin se tehdään

1. Pitkän loman jälkeen pehmeä lasku.

Vakavin virhe lomalta palatessa on aloittaa aamu perkaamalla läpi loman aikana kertyneet sähköpostit ja muut viestit. Voin luvata, että sen tehdessäsi enintään luot itsellesi illuusion ahkeruudesta – ja kiihdytät matkaasi kohti työvuoreen tukehtumista. Itse yritän myös välttää osallistumasta rutiinikokouksiin kahden ensimmäisen työpäivän aikana, samasta syystä. Töihin paluu on vain liian arvokas uuden alun hetki, eikä sitä siksi kannata pilata vanhoilla, huonoilla rutiineilla ja perustauhkalla.

Jos muistan ennakoida, varaan ennen lomaa ekoille työpäiville jotain kivaa ja yk-sin-ker-tais-ta puuhaa, esimerkiksi jotain rutiinihommaa, jota en vallan vihaa. Tämä helpottaa mahdollista töihin tarttumisen vaikeutta. 

Tärkein on kuitenkin tämä: pidän aivan aluksi itseni kanssa suunnittelukokouksen tai parikin, joiden tarkoitus on hahmottaa sitä, mitä ekojen päivien jälkeen olisi tarkoitus saada aikaan (ks. kohta 2 + 3). Tässä ei saa unohtaa kokousviinereitä ja muistiinpanoja, sillä omatoimikokoustaminen voi olla myös mukavaa! 

Lisäksi kontaktoin – mieluiten kasvokkain tai vähintään soittamalla – töissä olevat lähimmät työkaverit. Kontaktin tarkoitus on rupatella mukavia ja kuulla tärkeimmät uutiset. Lounastreffit ovat parhaita! Tiimiläisten kanssa on toki myös tärkeää suunnitella tulevaa, mutta sen aika on vasta henkilökohtaisen suunnittelun jälkeen.

2. Kalenterin (omaehtoinen) täyttäminen. 

Jos et täytä kalenteriasi, se täyttyy pyytämättä. Suunnittelukokouksessa itseni kanssa teen (tai päivitän) listan asioista, jotka on tehtävä päivittäin, viikoittain, kuukausittain. Varaan näille kaikille aikaa kalenteriin. Samalla tarkistan, mitkä kaikki kokoukset toistuvat kalenterissa – ovatko ne tarpeellisia? Jos kokouksiin pitää valmistautua, sille pitää olla kalenterissa aikaa varattuna.

3. Viestinnän pelisäännöt.

Paras tapa luoda itselleen (ja muille) tehokkuuden harhakuva on jatkuva viestintä. Varaan sähköpostille ja muulle viestinnälle kiinteät slotit päivistä ja lupaan taas kerran pitää niistä kiinni.

Vasta tässä vaiheessa on aika käydä läpi loman aikana kertyneet sähköpostit ja vanhat työlistat. Parasta olisi, jos uskallat tuupata kaikki loman aikana kertyneet viestit lukematta roskiin tai vähintään arkistokansioon (lue lisää täältä!). Itse yritän yleensä selvitä kasasta jossain tavoiteajassa eli mahdollisimman nopeasti ja samalla koostan viestien sisällöistä yhden työlistan.

No niin, eikö kuulosta hyvältä? Niin arvelinkin. Oikeasti se ei tietysti sujunut näin, yrityksestä huolimatta, vaan:

Todellisuus

1. Viiden viikon loman jälkeen seuraa kahden päivän kiemurtelu. Vasta kolmantena päivänä aivot alkavat heräillä työelämään. “Ai niin, tämäkin kuului tehtäviini.” Onneksi palasin töihin viikolla, jolla suurin osa väestä oli vielä lomalla. Samasta syystä en todellakaan soittele kenellekään. Yhden kollegan säikäytän puolikuoliaaksi olemalla viikon (kuukauden?) ensimmäinen yhteydenotto. Lounastreffit – no, treffailen enimmäkseen itseäni, se saa riittää.

Toisen päivän iltana pidän itseni kanssa suunnittelukokouksen ja laadin työllä ja tuskalla itselleni lukujärjestyksen seuraavaksi päiväksi. Jos vaikka saisin jo jotain järkevää aikaan.

2. Ai niin, se kalenteri. Aloitusviikkoni on jotakuinkin tyhjä, mutta ensimmäinen yritys kurkistaa tuleviin viikkoihin kaatuu siihen, että siellä on jo yli 20 palaveria per viikko ja perkaaminen tuntuu lähinnä aarniometsän avohakkuutalkoilta. Aikataulutan itselleni kalenterisavotan loppuviikoksi. 

3. En aloita lomalta paluuta siivoamalla sähköpostiani, koska se on jo siivottu. Kuulun siis siihen parjattuun joukkoon ihmisiä, jotka lukevat – ja myös vastaavat – maileihin lomalla. Älä tee kuten minä jne. on yksi elämän tärkeimpiä totuuksia.

”Sinulle on 12 459 lukematonta viestiä” – Näillä ohjeilla et tuskastu sähköpostiisi enää koskaan

27.8.2019 | Itsejohtajuus

 Minulla on neljä sähköpostitiliä, joita käytän ja seuraan aktiivisesti eri tarkoituksissa. Tänä aamuna inbox-saldoni oli työmailissa 1 ja kolmessa muussa 0, 1 ja 3. Saan päivittäin 50-100 sähköpostia, ja vaikka sähköpostin määrä on viime vuosina onneksi ollut tasaisessa laskusuhdanteessa, virran hallinta ei ole ollut minulle mikään itsestäänselvyys. Muutama vuosi sitten oli ihan arkea, että inboxissani oli viisinumeroinen määrä viestejä.

Sähköposti tai yleisemmin mikä tahansa viestintäväline voi olla järjetön aikasyöppö, vaikka miten olisi välttämätön. Ratkaisu pulmaan ei silti useinkaan ole – tai voi olla – koko vehkeestä luopuminen tai eriasteiset laiminlyönnit, koska vähintään työelämässä ilman mailia ei töitä voi tehdä kunnolla. Tässä siis viiden kohdan toimintaohjeet sinulle, joka haluat elämäsi Outlookilta tai Gmaililta takaisin.

Project INBOX NOLLA

1. Tee sähköpostilaatikkoosi kansio ”Vanhat viestit”. Siirrä kaikki saapuneet-listan viestit sinne. TADAA! Inbox nolla! Vanhoihin viesteihin on lupa kajota, jos tulee kyselyitä tai reklamaatioita, mutta oikeasti kukaan ei ole niin tärkeä, ettei voisi kerran elämässä jättää muutamaa asiaa hoitamattakin.

Helpottava tipsi: Hoida siivous viikonlopun, loman tai muun hiljaisemman jakson jälkeen, silloin välitöntä vastausta odottavien viestien määrä on pienempi.

2. Oikeasti työ alkaa vasta tästä.

3. Mieti kuinka usein sähköposti pitää lukea (esim. 2x päivässä) ja kuinka kauan haluat käyttää siihen aikaa, sisältäen viesteihin vastaamisen (esim. 30 min). Vähennä määristä puolet ja merkitse tämä kiinteä sähköpostiaika kalenteriisi. Kyllä, joka päivälle.

4. Kalenteroituna aikana käsittele jokainen uusi sähköposti. Vaihtoehtoisia kohtaloita kullekin viestille on tasan 3

  • Roskat. Tähän luokkaan kuuluvat ainoastaan puhdas roskaposti ja mainokset. Deletoi heti.
  • Viestit, joihin ei tarvitse vastata välittömästi. Nämä viestit siirretään suoraan kansioon (viestit saa toki lukea ensin, mutta ei ole pakko :). Tee paljon kansioita eri aihepiirien mukaan, niistä rakentuu ajan myötä siisti arkisto itsellesi. Ja huom! Jos viestissä on yksikin järkevä lause, sen voi säästää – digitila ei lopu. Säästät tukuittain arvokasta aikaa, kun et pysähdy joka viestin kohdalla miettimään, voitko tarvita sisältöä vielä joskus. Jos viesti on muistutus tehtävästä työstä, kirjoita tehtävä erilliselle työlistallesi ja siirrä viesti sitten kansioon. Pois silmistä, pois häiritsemästä.
  • Viestit, joihin pitää vastata heti. Tulet yllättymään siitä, kuinka vähän näitä on. VASTAA NIIHIN HETI.

HUOM! Älä jätä saapuneisiin viestejä, jotka vaativat tekemistä JA vastaamista sen jälkeen. Kun olet hoitanut työlistaltasi ko. homman, löydät viestin kylläkansiostaan vastaamista varten.

Protipsi: jos laatikossasi on maili, joka vaatii välitöntä reagointia, mutta aihe on laaja ja monimutkainen, vastaa näin: ”Tämä aihe on laaja ja monimutkainen, joten sitä ei kannata käydä läpi sähköpostissa. Ehdotan tapaamista (kaksi vaihtoehtoista ajankohtaa) / lähetän kalenterikutsun”.

Kalenterihetken lopussa inbox on taas nolla. (Entä jos aika loppuu kesken? Puolestani voit vaikka deletoida loput viestit. Rajansa kaikella!)

5. Lopuksi kaikkein vaikein: älä avaa sähköpostia lainkaan muuten kuin itsellesi sallimanasi ajankohtana. Poista kaikki sähköposti-ilmoitukset kännykästä ja tietokoneelta (ne pikkubannerit, jotka vilkuttavat tai jopa piipittävät uusista viesteistä). Vakavista oireista kärsivien voi olla aiheellista poistaa mailisovellukset kännykästä kokonaan. Viestintä tulee kyllä hoidettua, koska olet varannut sille aikaa. Kaikki muu mailiin käytetty aika on varastettu tärkeämmistä töistä ja fiksujen ajattelusta.  

Protipsi: Sama kohtelu kannattaa valuttaa kaikkiin muihinkin käytössäsi oleviin viestivälineisiin: Messenger, Teams, Skype, Whatsapp, Snapchat… Jos olet Tärkeä Henkilö, voit infota tiimillesi/lähipiirillesi, mikä näistä välineistä tavoittaa akuuteissa tilanteissa – kaiken muun voit sammuttaa 23,5h vuorokaudessa.

Miten niin?

Q: Jos vastaan kolmeen mailiin kolmessa eri hetkessä tai kolmeen mailiin yhdessä hetkessä, eikö tähän muka kulu yhtä paljon aikaa?

A: Ei, koska et koskaan toimi näin johdonmukaisesti. Oikeasti luet viestejä vessassa tai ruokapöydässä ja mieleesijää pyörimään ”se joku viesti, johon piti reagoida, missä se olikaan” ja tämäkatkoo ajatuksiasi paljon useammin kuin on järkevää.

Q: Miksi inboxin pitäisi olla tyhjä? Miten se muka eroaa siitä, että kaikki viestit hillotaan kansioissa?

A: Oletko koskaan laskenut, paljonko aikaa käytät inboxin viestimeren edestakaiseen selailuun? Otsikoiden silmäilykin onajan haaskausta, eikä yhtään kannata väheksyä ”puhtaan pöydän” henkistävaikutusta.

Q: Eikö pitäisi puuttua siihen, miksi sähköpostia tulee niin paljon? Lopettaa uutiskirjeitä, muuttaa toimintatapoja jne.?

A: Sopii yrittää. En lupaa tuloksia tunnissatai kahdessakaan.

Q: Eikö homma kannattaisi aloittaa sillä, että siivoaa saapuneet kunnolla eikä vain dumppaamalla kaikkia kerralla johonkin kansioon?

A: Siitä vaan, mutta kummasta saat nopeammin hyvänfiiliksen? Aivan. Kuinka usein sähköposti noin yleensä aiheuttaa hyvääfiilistä? Sitä minäkin.

Q: Jos teen kaikista maileista tehtävän tehtävälistalleni, eikö sähköpostikaaos siirry sitten tehtävälistakaaokseksi?

A: Se on mahdollista, jos hoidat työlistaasi väärin. Saatanpa jakaa siitäkin pari killerivinkkiä…

Q: Ei minulla ole mitään ongelmia mailien kanssa. Miten maailmassa joku uusavuton ei ole saanut tätä asiaa hoidettua?

A: Ei siis ihme, että sinulla oli aikaa lukea tänne asti artikkelia, joka ei varsinaisesti sinua koske.