Jokainen osaa rekrytoida – mutta harva osaa rekrytoida hyvin. Miten tehdään täyden kympin rekry? Rekryn saa kyllä maaliin ilman näitäkin säätöjä, mutta jos haluat saada parhaan tyypin ja tehdä samalla vaikutuksen jokaiseen hakijaan, menet rimasta yli etkä ali.

Olemme monivuotisen kollegani Minna Vallon kanssa kerryttäneet paljon kokemusta rekrypöydän molemmilta puolilta ja siksi teimme nyt listan, jonka avulla työantajamielikuva nousee rekryn myötä mitättömyydestä tähtitieteellisiin sfääreihin.

Täyden kympin rekryssä

1. Hakuilmoituksessa kerrotaan rekryprosessin vaiheet ja mielellään myös tavoiteaikataulu.

2. Hakuilmoituksessa kerrotaan palkkahaitari, palkkaperusteet ja oleelliset edut.

3. Hakuilmoituksessa kerrotaan esihenkilön nimi ja roolin sijoittuminen organisaatiossa. Esihenkilö on varannut aikaa hakijoiden yhteydenotoille.

4. Rekryprosessin jokainen vaihe – haastattelu, ennakkotehtävä, soveltuvuusarvio jne. – suunnitellaan niin, että niistä hyötyy sekä rekrytoija että hakija. Hakijan on yhtä tärkeää oppia koko ajan lisää yrityksestä, sen ihmisistä ja kulttuurista kuin rekrytoijien hakijoista. Haastattelu ei ole koe eikä kuulustelu vaan dialogi. Rekry on kahden kauppa.

5. Rekryprosessin vaiheet mietitään niin, että ne eivät tarpeettomasti rajaa ulos potentiaalisia hakijoita. Esimerkiksi työläät ennakkotehtävät voivat olla työssäkäyville ajankäytöllisesti mahdoton rasti ja läsnätapaamisten järjestelyt esimerkiksi pitkämatkalaisille perheellisille hankalia. Rekryprosessi ei ole uhrautumiskoe, muista kunnioittaa hakijan aikaa.

6. Rekryprosessin vaiheet, myös erilaiset kontaktoinnit, kalenteroidaan rekrytiimille jo ennen rekryn avaamista. Samat vaiheet kalenteroidaan hakijoille sitä mukaa kun prosessi etenee – esimerkiksi ”soitamme sinulle ensi viikolla” olisi oikeammin kalenterimerkintä ”soitamme sinulle tiistaina kello 13-13.30”.

7. Kaikista muutoksista aikatauluun tiedotetaan hakijoille viipymättä. Tekstarikin riittää. Liikaa ei voi viestiä.

8. Kun hakija putoaa rekryprosessista, hänelle viestitään heti, eikä jätetä ketään odottamaan, että parhaat hakijat vastaavat puhelimeen, tulevat haastatteluun tai allekirjoittavat sopimuksen. Hylättyjä hakijoita on aina mahdollista kontaktoida uudestaan, jos ykkösvalinta tekee oharin.

9. Hakijoiden hylkääminen pitää voida perustella yksilöllisesti. Jos hakijoita on satoja, ihan jokaiselle ekassa pudotuksessa rannalle jääneelle ei yleensä ole mahdollista kirjoitella yksilöllistä viestiä, mutta vähintään kysyttäessä perustelut pitää löytää. Prosessissa edenneet ansaitsevat hylkäysperustelut henkilökohtaisesti.

10. Lopuksi rekryprosessiin osallistuneille (vähintään ekasta vaiheesta selvinneille) lähetetään anonyymi palautekysely, ja organisaatio oppii myös ottaa palautteista opikseen.

Tietenkään emme ole itse onnistuneet aina – ehkä koskaan? – kympin arvoisesti. Toivottavasti ensi kerralla!