”Sinulle on 12 459 lukematonta viestiä” – Näillä ohjeilla et tuskastu sähköpostiisi enää koskaan

27.8.2019 | Itsejohtajuus

 Minulla on neljä sähköpostitiliä, joita käytän ja seuraan aktiivisesti eri tarkoituksissa. Tänä aamuna inbox-saldoni oli työmailissa 1 ja kolmessa muussa 0, 1 ja 3. Saan päivittäin 50-100 sähköpostia, ja vaikka sähköpostin määrä on viime vuosina onneksi ollut tasaisessa laskusuhdanteessa, virran hallinta ei ole ollut minulle mikään itsestäänselvyys. Muutama vuosi sitten oli ihan arkea, että inboxissani oli viisinumeroinen määrä viestejä.

Sähköposti tai yleisemmin mikä tahansa viestintäväline voi olla järjetön aikasyöppö, vaikka miten olisi välttämätön. Ratkaisu pulmaan ei silti useinkaan ole – tai voi olla – koko vehkeestä luopuminen tai eriasteiset laiminlyönnit, koska vähintään työelämässä ilman mailia ei töitä voi tehdä kunnolla. Tässä siis viiden kohdan toimintaohjeet sinulle, joka haluat elämäsi Outlookilta tai Gmaililta takaisin.

Project INBOX NOLLA

1. Tee sähköpostilaatikkoosi kansio ”Vanhat viestit”. Siirrä kaikki saapuneet-listan viestit sinne. TADAA! Inbox nolla! Vanhoihin viesteihin on lupa kajota, jos tulee kyselyitä tai reklamaatioita, mutta oikeasti kukaan ei ole niin tärkeä, ettei voisi kerran elämässä jättää muutamaa asiaa hoitamattakin.

Helpottava tipsi: Hoida siivous viikonlopun, loman tai muun hiljaisemman jakson jälkeen, silloin välitöntä vastausta odottavien viestien määrä on pienempi.

2. Oikeasti työ alkaa vasta tästä.

3. Mieti kuinka usein sähköposti pitää lukea (esim. 2x päivässä) ja kuinka kauan haluat käyttää siihen aikaa, sisältäen viesteihin vastaamisen (esim. 30 min). Vähennä määristä puolet ja merkitse tämä kiinteä sähköpostiaika kalenteriisi. Kyllä, joka päivälle.

4. Kalenteroituna aikana käsittele jokainen uusi sähköposti. Vaihtoehtoisia kohtaloita kullekin viestille on tasan 3

  • Roskat. Tähän luokkaan kuuluvat ainoastaan puhdas roskaposti ja mainokset. Deletoi heti.
  • Viestit, joihin ei tarvitse vastata välittömästi. Nämä viestit siirretään suoraan kansioon (viestit saa toki lukea ensin, mutta ei ole pakko :). Tee paljon kansioita eri aihepiirien mukaan, niistä rakentuu ajan myötä siisti arkisto itsellesi. Ja huom! Jos viestissä on yksikin järkevä lause, sen voi säästää – digitila ei lopu. Säästät tukuittain arvokasta aikaa, kun et pysähdy joka viestin kohdalla miettimään, voitko tarvita sisältöä vielä joskus. Jos viesti on muistutus tehtävästä työstä, kirjoita tehtävä erilliselle työlistallesi ja siirrä viesti sitten kansioon. Pois silmistä, pois häiritsemästä.
  • Viestit, joihin pitää vastata heti. Tulet yllättymään siitä, kuinka vähän näitä on. VASTAA NIIHIN HETI.

HUOM! Älä jätä saapuneisiin viestejä, jotka vaativat tekemistä JA vastaamista sen jälkeen. Kun olet hoitanut työlistaltasi ko. homman, löydät viestin kylläkansiostaan vastaamista varten.

Protipsi: jos laatikossasi on maili, joka vaatii välitöntä reagointia, mutta aihe on laaja ja monimutkainen, vastaa näin: ”Tämä aihe on laaja ja monimutkainen, joten sitä ei kannata käydä läpi sähköpostissa. Ehdotan tapaamista (kaksi vaihtoehtoista ajankohtaa) / lähetän kalenterikutsun”.

Kalenterihetken lopussa inbox on taas nolla. (Entä jos aika loppuu kesken? Puolestani voit vaikka deletoida loput viestit. Rajansa kaikella!)

5. Lopuksi kaikkein vaikein: älä avaa sähköpostia lainkaan muuten kuin itsellesi sallimanasi ajankohtana. Poista kaikki sähköposti-ilmoitukset kännykästä ja tietokoneelta (ne pikkubannerit, jotka vilkuttavat tai jopa piipittävät uusista viesteistä). Vakavista oireista kärsivien voi olla aiheellista poistaa mailisovellukset kännykästä kokonaan. Viestintä tulee kyllä hoidettua, koska olet varannut sille aikaa. Kaikki muu mailiin käytetty aika on varastettu tärkeämmistä töistä ja fiksujen ajattelusta.  

Protipsi: Sama kohtelu kannattaa valuttaa kaikkiin muihinkin käytössäsi oleviin viestivälineisiin: Messenger, Teams, Skype, Whatsapp, Snapchat… Jos olet Tärkeä Henkilö, voit infota tiimillesi/lähipiirillesi, mikä näistä välineistä tavoittaa akuuteissa tilanteissa – kaiken muun voit sammuttaa 23,5h vuorokaudessa.

Miten niin?

Q: Jos vastaan kolmeen mailiin kolmessa eri hetkessä tai kolmeen mailiin yhdessä hetkessä, eikö tähän muka kulu yhtä paljon aikaa?

A: Ei, koska et koskaan toimi näin johdonmukaisesti. Oikeasti luet viestejä vessassa tai ruokapöydässä ja mieleesijää pyörimään ”se joku viesti, johon piti reagoida, missä se olikaan” ja tämäkatkoo ajatuksiasi paljon useammin kuin on järkevää.

Q: Miksi inboxin pitäisi olla tyhjä? Miten se muka eroaa siitä, että kaikki viestit hillotaan kansioissa?

A: Oletko koskaan laskenut, paljonko aikaa käytät inboxin viestimeren edestakaiseen selailuun? Otsikoiden silmäilykin onajan haaskausta, eikä yhtään kannata väheksyä ”puhtaan pöydän” henkistävaikutusta.

Q: Eikö pitäisi puuttua siihen, miksi sähköpostia tulee niin paljon? Lopettaa uutiskirjeitä, muuttaa toimintatapoja jne.?

A: Sopii yrittää. En lupaa tuloksia tunnissatai kahdessakaan.

Q: Eikö homma kannattaisi aloittaa sillä, että siivoaa saapuneet kunnolla eikä vain dumppaamalla kaikkia kerralla johonkin kansioon?

A: Siitä vaan, mutta kummasta saat nopeammin hyvänfiiliksen? Aivan. Kuinka usein sähköposti noin yleensä aiheuttaa hyvääfiilistä? Sitä minäkin.

Q: Jos teen kaikista maileista tehtävän tehtävälistalleni, eikö sähköpostikaaos siirry sitten tehtävälistakaaokseksi?

A: Se on mahdollista, jos hoidat työlistaasi väärin. Saatanpa jakaa siitäkin pari killerivinkkiä…

Q: Ei minulla ole mitään ongelmia mailien kanssa. Miten maailmassa joku uusavuton ei ole saanut tätä asiaa hoidettua?

A: Ei siis ihme, että sinulla oli aikaa lukea tänne asti artikkelia, joka ei varsinaisesti sinua koske.

Kukaan ei huomaisi, jos työaika lyhenisi

22.8.2019 | Työelämä

Nelipäiväinen työviikko nousi jälleen kerran vahvasti uutisagendalle. Kiistely lyhyemmän työajan järkevyydestä ei vain valitettavasti ole edennyt mihinkään järkevään suuntaan edeltävien kymmenen vuoden (vai 50 vuoden?) aikana, samat väsyneet argumentit toistuvat puolin ja toisin.

Jotta saisimme tulosta aikaan, ehdotan erityisesti erilaista asiantuntijatyötä teettäville työnantajille haastekampanjaa, jossa kuuden tunnin työviikkoa testataan käytännössä. Osa työntekijöistä velvoitetaan (tai luvitetaan) määräajaksi tekemään kuusituntista työpäivää tai nelipäiväistä työviikkoa. Työtehtävät ja tavoitteet eivät muutu. Pomot / johto eivät saa tietää, ketkä ovat kokeilussa mukana, ketkä normaalityöajalla, eivätkä tietysti voi kytätä kenenkään työaikaa. Kokeilun lopussa johto yrittää työn tulosten perusteella erottaa kokeilijat verrokeistaan.

Väitän, että erottaminen on mahdotonta.

Ydinkysymys kuuluu, voiko samat työtehtävät tehdä lyhyemmässä työajassa? Luultavasti ei voi, mutta samat työtehtävät voi monessa – jopa useimmissa? – tapauksessa tehdä järkevämmin lyhyemmässä ajassa. Ei huonommin, ei hikisemmin, vaan ehdottomasti järkevämmin. Todennäköisesti järkevämpi tarkoittaa monesti sitäkin, että osa tehtävistä jätetään kokonaan tekemättä – ja vielä niin, että tulokset eivät muutu mihinkään ja työntekijä on tasan yhtä kuormitettu tai kuormittamaton kuin ennenkin.

Parkinsonin laki: Työ täyttää sille varatun ajan.

Eikö muka pidä paikkansa? Aivan varmasti pitää ja sen todistamiseen löytyy luultavasti jokaisen elämästä omakohtaisia kokemuksia, jos vain viitsii etsiä. Kerron pari omistani:

  • Kun saimme yhden lapsen, olin aivan ylikuormitettu. Miten ikinä pystyisin huolehtimaan useammasta? Nyt lapsia on kolme. Ihan hyvävointisia ovat, ja minäkin. Olen kuullut kerrottavan, että maailmassa on mielenterveydeltään vakaita perheitä, joissa on vielä tätäkin enemmän jälkikasvua. Jostain se aika lapsista huolehtimiseen tuntuu löytyvän.
  • Jokaisella kesä-, vanhempain- ja opintovapaallani muistan ihmetelleeni, miten ihmeessä ehdin koskaan käydä töissä, kun päivät täyttyivät ääriään myöten erilaisista välttämättömistä kodin-, perheen- ja itsehoidollisista toimenpiteistä (tai jopa opiskelusta). Nyt olen kolmen lapsen äiti, teen usein 50 tuntista työviikkoa, liikun aktiivisesti ja joskus onnistun tapaamaan myös ystäviä. Lapsetkin ovat, noh, edelleen hyvävointisia. Ja minäkin olen. Ihme on tapahtunut!
  • Kun opiskelin ja kävin töissä, gradun tekeminen ei tuntunut mahdolliselta. En vain kyennyt venyttämään päiviini ajattelemiseen ja lukemiseen tarvittavia tunteja. Vuosia myöhemmin tein gradun kolmen lapsen työssäkäyvänä äitinä ja pistin ohessa vielä pystyyn pienimuotoista sivuyritystä. Graduseminaaritkin kävin toisella paikkakunnalla, kuin ohimennen.
  • Ja vielä: muutamia vuosia sitten surin kovasti, kun en enää ehtinyt lukea kirjoja. Päätin muuttaa asian ja nyt luen kaunokirjallisuutta 150 kirjan vuositahdilla. Mistä aika tähän tuli? En todella tiedä. Jotenkin oli sittenkin mahdollista tehdä samassa ajassa enemmän. Vuorokausi kun käsittääkseni edelleen on 24-tuntinen.

Jos tuo kaikki edellä kerrottu ajan venyminen on mahdollista vapaa-ajalla, miten ihmeessä se ei pätisi työelämään? Ainakaan ei kannata kokeilematta tuomita.